FlotyPor qué se cruzan las reservas
Casi nunca es por falta de atención. Se cruzan porque la información está repartida: una reserva quedó en el cuaderno, otra en un chat de WhatsApp, otra en la planilla de un compañero. Cuando cada uno mira un lugar distinto, tarde o temprano dos personas prometen el mismo auto.
La solución tiene cinco partes.
1. Una sola agenda, para todos
La regla más importante: todas las reservas van a un único lugar, y nadie confirma nada sin anotarlo ahí primero. Puede ser una planilla compartida, un cuaderno que no sale del mostrador o un sistema. Lo que no puede pasar es que existan dos.
2. Mirá por auto, no por cliente
La lista de reservas ordenada por fecha sirve para saber quién viene, pero no para saber qué auto está libre. Para eso necesitás un planning: una grilla con los autos en las filas y los días en las columnas. Cada reserva ocupa los casilleros de su auto, y de un vistazo ves los huecos.
| Auto | Lun | Mar | Mié | Jue | Vie |
|---|---|---|---|---|---|
| Cronos AE123BC | Pérez | Pérez | — | Gómez | Gómez |
| Etios AD789FG | — | Taller | Taller | — | — |
| Amarok AF456DE | Ruiz | Ruiz | Ruiz | Ruiz | — |
Con esta vista, el cruce salta a la vista antes de que pase.
3. Dejá margen entre un alquiler y el siguiente
Que un auto vuelva a las 10 no significa que esté listo a las 10. Hay que revisarlo, limpiarlo y cargar combustible, y a veces el cliente se demora. Definí un margen fijo entre devolución y entrega, por ejemplo de 2 a 3 horas, y no lo negocies salvo que el auto ya esté en la agencia y listo.
4. Usá estados claros para cada reserva
No todas las reservas valen lo mismo. Una consulta no es una reserva confirmada. Usá pocos estados, siempre los mismos:
- Pedido: el cliente consultó. El auto todavía no está bloqueado.
- Confirmada: pagó la seña o aceptó las condiciones. El auto queda bloqueado.
- Entregada: el auto está en la calle.
- Devuelta: el auto volvió y se cerró la cuenta.
- Cancelada: se libera el auto y se registra si correspondía devolver plata.
5. Reservá por categoría y asigná el auto lo más tarde posible
Si al cliente le prometés “un auto chico” en lugar de “el Cronos patente tal”, tenés más flexibilidad para acomodar las reservas. Asigná el auto puntual uno o dos días antes de la entrega, cuando ya sabés cuáles volvieron y cuáles están en el taller.
Una rutina de 5 minutos por día
Todas las mañanas, antes de abrir:
- Revisá las entregas y devoluciones del día.
- Fijate que cada entrega tenga un auto asignado y disponible.
- Revisá los pedidos sin confirmar y liberá los vencidos.
- Mirá qué autos están en el taller y cuándo vuelven.
- Revisá vencimientos de seguro y VTV de los autos que salen.
Con estas cinco cosas resueltas antes de la primera entrega, el día arranca sin sorpresas.
Cuándo pasar a un sistema
La planilla funciona bien con pocos autos y una sola persona atendiendo. Cuando atienden dos o más, o cuando la flota crece, el riesgo de cruce aumenta porque la planilla no te frena: deja anotar cualquier cosa. Un sistema para rent a car hace lo mismo que esta guía, pero de forma automática: no te deja asignar un auto ocupado y te muestra el planning y las entregas del día sin que tengas que armarlos.